Willkommen beim Projektplaner! Dieses Handbuch erklärt alle Funktionen der App und hilft dir beim Einstieg. Technisches Vorwissen ist nicht nötig.
Der Projektplaner ist ein digitales Kanban-Board: Aufgaben werden als Karten auf einer Arbeitsfläche (Board) in Spalten organisiert, zum Beispiel Offen · In Arbeit · Erledigt. Mehrere Personen können gemeinsam an einem Board arbeiten, Aufgaben zuweisen und kommentieren.
Board „Produktlaunch" │ ├── Spalte „Offen" ├── Spalte „In Arbeit" ├── Spalte „Erledigt" │ ├── Karte: Texte │ ├── Karte: Design │ └── Karte: Logo │ └── Karte: Fotos │ └── Karte: Druck
Nach dem Anmelden landest du auf der Übersicht, deiner persönlichen Startseite über alle Boards hinweg, egal ob du dich gerade angemeldet, registriert oder die Seite neu geladen hast. Sie fasst das Wichtigste zusammen und verlinkt in die ausführlichen Ansichten. Über „Übersicht" in der Seitenleiste (mobil: im Boards-Menü) kommst du jederzeit zurück. Die Übersicht aktualisiert sich von selbst, wenn sich in deinen Boards etwas ändert; und wenn du eine Karte von hier öffnest und bearbeitest, bleibst du anschließend auf der Übersicht.
Oben eine Begrüßung mit dem heutigen Datum, darunter fünf Bereiche:
Rufe die App-Adresse in deinem Browser auf. Falls die Registrierung offen ist, siehst du auf der Startseite einen Link „Registrieren". Du benötigst:
Nach der Registrierung bist du sofort eingeloggt.
Falls keine Selbstregistrierung möglich ist, erhältst du einen Einrichtungslink per E-Mail vom Administrator. Über diesen Link legst du beim ersten Aufruf dein Passwort fest.
Neue Instanz? Wenn ihr eine frisch eingerichtete Instanz bekommen habt, erhält die verantwortliche Person einen Willkommens-Link (…/?welcome=…). Einfach öffnen und registrieren; das erste so angelegte Konto wird automatisch Administrator.
Gib E-Mail und Passwort ein und klicke Anmelden. Hast du die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert (→ Abschnitt 15), wirst du anschließend nach deinem 6-stelligen App-Code gefragt.
Hat deine Organisation eine automatische Abmeldung bei Inaktivität eingerichtet, erscheint kurz vor Ablauf ein Hinweis mit Countdown. Bewege die Maus oder klicke „Angemeldet bleiben", um deine Sitzung zu verlängern. Sonst wirst du aus Sicherheitsgründen automatisch abgemeldet (praktisch an geteilten oder unbeaufsichtigten Geräten).
Hat deine Organisation Single Sign-on eingerichtet, zeigt die Anmeldemaske zusätzlich den Knopf „Mit SSO anmelden". Ein Klick führt dich zum Identitätsanbieter deiner Organisation (z. B. Microsoft Entra ID, Google Workspace oder Keycloak); dort meldest du dich wie gewohnt an, und der Planner öffnet sich anschließend automatisch angemeldet — ein eigenes Passwort für den Planner brauchst du dafür nicht.
Dein Profil erreichst du oben rechts über deinen Avatar (Desktop) oder über Profil in der unteren Navigationsleiste (Smartphone).
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Akzentfarbe | Färbt Buttons und Markierungen nach deinem Geschmack |
| Schriftart / -stil | Wähle zwischen verschiedenen Schriften |
| Sprache | Schaltet die Oberfläche zwischen Deutsch und Englisch um. Die Wahl ist an deinem Konto gespeichert und gilt auf allen Geräten; sie wirkt sofort (auch Datums- und Zahlformate folgen der Sprache) |
| Dunkler Modus | Schaltet die Oberfläche auf dunkles Design um |
| Profil bearbeiten (Stift-Symbol ✎ neben deinem Namen) | Eigenen Namen und die E-Mail-Adresse selbst ändern (die E-Mail ist deine Anmeldeadresse und gilt sofort) |
| Passwort ändern | Aktuelles und neues Passwort eingeben |
| E-Mail-Benachrichtigungen | Opt-In für Benachrichtigungen per E-Mail |
| Auf allen Geräten abmelden | Beendet alle aktiven Sitzungen sofort |
| 2FA | Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten (→ Abschnitt 15) |
| SSO-Hinweis | Ist dein Konto per Single Sign-on verknüpft (→ Abschnitt 3), zeigt das Profil einen entsprechenden Hinweis |
| Abmelden | Beendet deine aktuelle Sitzung (unten im Profil-Menü, auf allen Geräten) |
Datenschutz-Hinweis (Art. 18/21 DSGVO). Im Dialog „Profil bearbeiten" weist ein kurzer Hinweis auf deine Rechte auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Widerspruch (Art. 21) hin. Für diese Anliegen gibt es keine Selbstbedienungs-Schaltfläche; sie werden organisatorisch bearbeitet: Wende dich dafür an deine Administratorin bzw. deinen Administrator (Verantwortliche:r).
Am unteren Rand des Profilmenüs siehst du die aktuelle Versionsnummer der App; hilfreich, wenn du einen Fehler meldest.
Neben dem Board-Titel liegt das Bearbeiten-Icon (Stift) direkt griffbereit. Auf größeren Bildschirmen folgen zwei kompakte Anzeigen: bei Team-Boards die Mitgliederzahl (Personen-Symbol mit Zahl; als Owner öffnet ein Klick direkt die Mitglieder-Verwaltung, sonst erklärt ein Hinweis beim Überfahren die Zahl), bei privaten Boards stattdessen ein „Privat"-Chip; daneben deine Rolle auf diesem Board („Owner", „Mitglied" oder „Lesen"). Die übrigen Aktionen (Mitglieder, Dokulink, Stummschalten, Exportieren, Drucken / PDF, Duplizieren, Lösch-Protokoll) bündelt der „…"-Knopf daneben, auf allen Bildschirmgrößen gleich. Ein Klick öffnet das Menü (es klappt nach rechts unten auf); ein Klick außerhalb oder die Esc-Taste schließt es wieder.
Klicke auf „+ Neues Board" (Desktop: in der linken Seitenleiste; Mobile: über ➕ Neu → Board). Du vergibst:
Fehlt die Option „Team"? Hat euer Admin die Pro-Funktion Rollen/Berechtigungen aktiviert und die Anlage geteilter Boards auf berechtigte Nutzer beschränkt, steht dir „Team" nur mit dieser Berechtigung zur Verfügung — als persönliches Häkchen oder über die Mitgliedschaft in einer berechtigten Gruppe. Ein privates Board kannst du davon unabhängig immer anlegen; ohne die nötige Berechtigung zeigt der Dialog stattdessen einen Hinweis, ein privates Board anzulegen oder einen Administrator zu fragen.
Im Board-Bearbeiten-Dialog (Stift-Symbol neben dem Board-Titel) gibt es neben Titel, Beschreibung und Dokulink eine eigene „Anhänge"-Sektion. Dort kannst du Dateien hochladen oder externe Links hinzufügen, genauso wie bei Karten-Anhängen. Die Anhänge erscheinen als anklickbare Chips direkt unterhalb von Board-Titel und -Beschreibung.
Tipp: Ist die Board-Beschreibung länger, wird sie im Board-Kopf automatisch gekürzt. „Mehr anzeigen" klappt sie vollständig auf; „Weniger anzeigen" klappt sie wieder zu.
Im „Neues Board"-Dialog öffnest du über die Vorlage-Zeile ein Auswahl-Fenster und wählst dort eine Vorlage. So musst du wiederkehrende Spalten nicht jedes Mal von Hand anlegen:
Name und Beschreibung der Vorlagen erscheinen in deiner Oberflächensprache; die Spaltentitel einer Vorlage bleiben dagegen immer gleich, weil sie Board-Inhalt sind und nicht davon abhängen sollen, in welcher Sprache das Board angelegt wurde. Umbenennen kannst du jede Spalte direkt danach.
Die Vorlagen erscheinen als Kacheln mit einer kleinen Spaltenvorschau. Fährst du mit der Maus über eine Kachel, zeigt eine Vorschau die Spalten und die Kartenzahl je Spalte. Ein Klick wählt die Vorlage und schließt das Fenster. Nach dem Anlegen kannst du Spalten und Karten ganz normal weiterbearbeiten; die Vorlage gibt nur den Startpunkt vor.
Hinweis: Welche der mitgelieferten System-Vorlagen hier angeboten werden, legt die Verwaltung fest. Ein Admin kann ungenutzte ausblenden, damit die Auswahl übersichtlich bleibt (siehe Adminhandbuch). „Leer" steht immer zur Verfügung.
Du kannst jedes Board als eigene Vorlage sichern: im Board-Menü „…" → „Als Vorlage speichern". Du vergibst einen Namen und entscheidest, ob die Vorlage nur für dich gilt oder für das Team freigegeben wird. Übernommen werden Spalten und Karten (ohne Kommentare und Datei-Anhänge).
Im „Neues Board"-Dialog stehen deine Vorlagen dann unter „Meine Vorlagen", von Kolleg:innen geteilte unter „Team-Vorlagen". An deinen eigenen Kacheln kannst du die Freigabe umschalten (privat ↔ Team), die Vorlage löschen (🗑) oder sie bearbeiten. Bereits aus einer Vorlage erstellte Boards bleiben dabei erhalten.
Vorlage bearbeiten: Das Bleistift-Symbol (✏️) an der Kachel öffnet die Vorlage als ganz normales Board; du änderst Spalten und Karten wie gewohnt. Oben erscheint ein Hinweisbanner („Vorlage … wird bearbeitet"); mit „Fertig" kehrst du zum vorher geöffneten Board zurück. Deine Änderungen wirken sich nur auf künftig aus dieser Vorlage erstellte Boards aus; bestehende Boards bleiben unberührt. Aktionen, die für eine Vorlage keinen Sinn ergeben (Mitglieder, Exportieren, Duplizieren, Archivieren), sind im Vorlagen-Modus ausgeblendet.
Öffne das Board-Menü (Symbol „…" neben dem Board-Titel) und wähle „Mitglieder". Du kannst dort:
Der Einladen-Bereich steht oben und bleibt sichtbar, auch wenn du mehrere Personen nacheinander einlädst — die Mitgliederliste darunter scrollt für sich. Die Überschrift zeigt die Anzahl der Mitglieder, die Liste ist sortiert (Owner zuerst, dann alphabetisch), und eine frisch eingeladene Person wird kurz hervorgehoben. Ab 10 Mitgliedern erscheint über der Liste ein Suchfeld, das nach Name oder E-Mail filtert.
| Rolle | Was darf diese Person? |
|---|---|
| Owner | Alles: Karten, Spalten, Einstellungen, Mitglieder verwalten, Board archivieren |
| Mitglied | Karten und Spalten anlegen und bearbeiten, Labels erstellen |
| Lesen | Board und Karten nur ansehen, nichts verändern |
Der letzte Owner eines Boards kann nicht entfernt oder herabgestuft werden; so bleibt das Board immer verwaltbar.
Hat dein Admin die Pro-Funktion Benutzergruppen eingeschaltet, zeigt der Mitglieder-Dialog unter der Mitgliederliste den Abschnitt „Gruppen":
@ erwähnbar. Hat jemand zusätzlich eine persönliche Rolle, gilt die höhere von beiden.Über den Boards siehst du drei Filter: Alle · Eigene · Geteilt.
Die Reihenfolge deiner Boards in der Seitenleiste gehört dir: Ziehe ein Board am Desktop einfach per Drag & Drop an die gewünschte Stelle (funktioniert beim Filter Alle). Die Reihenfolge bleibt dauerhaft gespeichert und ändert sich nicht von selbst; neue Boards werden hinten angefügt. Andere Mitglieder haben ihre eigene Reihenfolge; dein Sortieren beeinflusst niemanden sonst.
Der kleine A–Z-Knopf neben „Aktive Boards" sortiert deine Liste einmalig alphabetisch. Auch dieses Ergebnis wird gespeichert und du kannst danach wieder frei umsortieren. Auf dem Smartphone wird dieselbe Reihenfolge im Boards-Menü angezeigt.
Auf dem Desktop (Fensterbreite über ca. 900 px) lässt sich die Seitenleiste am Trenner zur Arbeitsfläche breiter oder schmaler ziehen. Die eingestellte Breite wird gespeichert und beim nächsten Öffnen der App automatisch wiederhergestellt.
Boards, die du nicht mehr aktiv benötigst, kannst du archivieren (über das Board-Menü „…"). Direkt danach erscheint kurz ein „Rückgängig"-Hinweis, mit dem du das Board sofort zurückholst. Archivierte Boards sind außerdem unter „Archiv" jederzeit einsehbar und wiederherstellbar. Mit dem Aktualisieren-Knopf (↻) oben im Archiv-Dialog holst du dir Änderungen von Kolleg:innen (z. B. neu archivierte Karten), ohne die Seite neu zu laden.
Der Archiv-Dialog ist für wachsende Bestände gebaut: Ein Suchfeld oben filtert live über Titel, Board- und Spaltennamen. Darunter schalten die Knöpfe „Alle · Boards · Karten" um, was angezeigt wird; das ist praktisch, wenn du gezielt nur archivierte Boards oder nur Karten durchsehen willst. Die Suche funktioniert in jeder Variante. Archivierte Karten sind nach Board gruppiert, und jeder Eintrag zeigt, wann er archiviert wurde („archiviert vor 3 Tagen").
Neben „Wiederherstellen" bietet der Archiv-Dialog einen roten „Endgültig löschen"-Knopf: für archivierte Boards (löscht Board, Spalten, Karten und Anhänge endgültig) sowie für einzelne archivierte Karten. Diese Aktion ist permanent und kann nicht rückgängig gemacht werden.
Automatische Löschung möglich: Dein Admin kann eine Aufbewahrungsfrist für das Archiv festlegen. Ist sie aktiv, zeigt der Archiv-Dialog unten einen Hinweis wie „Archivierte Karten werden nach 90 Tagen endgültig gelöscht" — dann räumt die App abgelaufene archivierte Karten/Boards automatisch und endgültig ab (inklusive Anhängen). Was du behalten willst, stelle vor Ablauf der Frist wieder her. Ohne Hinweis bleibt alles unbegrenzt im Archiv.
„Duplizieren" im Board-Menü („…") legt mit einem Klick eine vollständige Kopie als neues, eigenes Board an (Titel „… (Kopie)"). Kopiert werden Spalten, Karten (inkl. Start-/Fälligkeitsdatum, Labels, Links und Checklisten samt Erledigt-Status), Datei-Anhänge und die Mitglieder. Kommentare werden nicht übernommen; so startet das Duplikat sauber. Anschließend öffnet die App das neue Board. (Du brauchst mindestens die Rolle Mitglied.)
Im Board-Menü („…") findest du „Exportieren". Der Download enthält alle Spalten, Karten, Checklisten und Kommentare, standardmäßig als Archiv (.tar.gz) inklusive aller Datei-Anhänge, also ein vollständiges persönliches Backup des Boards. Hat ein Administrator die Datei-Anhänge für Nutzer-Exporte deaktiviert, kommt stattdessen eine JSON-Datei ohne Dateien (Admins exportieren immer mit Anhängen). Fehlt der Eintrag ganz, hat ein Administrator den Board-Export für normale Nutzer deaktiviert.
Eine Export-Datei kannst du jederzeit wieder einspielen, das Archiv (.tar.gz) genauso wie eine ältere JSON-Datei: Öffne „+ Neues Board" und wähle unten „Aus Export-Datei importieren…". Es entsteht ein neues Board, eine datei-basierte Alternative zum direkten Duplizieren (praktisch, um ein Board zwischen Instanzen zu übertragen). Dabei gilt:
Spalten strukturieren dein Board. Typische Beispiele: Backlog · In Arbeit · Review · Erledigt oder Montag · Dienstag · Mittwoch …
Klicke auf „+ Spalte hinzufügen" am rechten Rand des Boards (Desktop) oder über ➕ Neu → Spalte (Mobile).
Klicke auf den Spaltennamen oder das Menü neben dem Spaltentitel:
Das Sortier-Symbol im Spaltenkopf öffnet ein Menü zur einmaligen Schnellsortierung der Karten: nach Priorität, Fälligkeit oder Titel (A–Z). Die Reihenfolge wird sofort gespeichert; danach lässt sich per Drag & Drop (Desktop) oder Hoch-/Runter-Pfeile (Mobile) weiter umsortieren.
Klicke auf „+ Karte" am Ende einer Spalte (Desktop) oder über ➕ Neu → Karte (Mobile). Folgende Felder stehen zur Verfügung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel | Kurze Bezeichnung der Aufgabe (Pflicht) |
| Beschreibung | Ausführlichere Erläuterung, Notizen |
| Priorität | Niedrig · Mittel · Hoch · Kritisch |
| Start (optional) | Datum, ab dem die Aufgabe läuft; macht aus der Karte einen Zeitraum |
| Fälligkeit | Datum, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll |
| Labels | Farbige Kategorien (z. B. „Bug", „Feature", „Dringend") |
| Mitglieder | Board-Mitglieder, die für diese Karte zuständig sind |
| Checkliste | Unteraufgaben mit Erledigt-Haken und Fortschrittsbalken |
| Anhänge | Dateien hochladen oder externe Links hinzufügen |
| Dokulink | Direktlink zu einem Dokument oder einer Webseite |
Start und Fälligkeit: Für eine einfache Aufgabe genügt die Fälligkeit. Trägst du zusätzlich ein Startdatum ein, wird aus der Karte ein Zeitraum (von–bis), ideal für die Zeitleiste, wo solche Karten als Balken erscheinen. Das Datums-Etikett auf der Karte zeigt dann „Start–Fällig" an, bzw. „ab Start", wenn nur ein Startdatum gesetzt ist. Ob eine Karte überfällig ist, richtet sich weiterhin allein nach der Fälligkeit.
Labels (farbige Kategorien) erstellst du im Karten-Editor. Über das Stift-Symbol an einem bestehenden Label lassen sich Name und Farbe jederzeit ändern. Das Papierkorb-Symbol löscht das Label; die App zeigt dabei an, auf wie vielen Karten es noch sitzt. Nach der Bestätigung wird das Label von allen Karten des Boards entfernt.
Innerhalb einer Karte kannst du beliebig viele Unteraufgaben anlegen. Jede Unteraufgabe kann einem der Kartenmitglieder zugewiesen werden. Ein Fortschrittsbalken zeigt, wie viel bereits erledigt ist.
Neben jeder Aufgabe stehen die zugewiesenen Personen als kompakter Avatar-Stapel — maximal drei Kreise, weitere erscheinen als „+N". Ein Klick auf den Stapel oder den „+"-Knopf öffnet ein kleines Auswahlfenster direkt an der Aufgabe: Dort wählst du Personen an oder ab (mehrere nacheinander, das Fenster bleibt offen); ab 8 Kandidaten hilft ein Suchfeld. Esc oder ein Klick daneben schließt das Fenster. Mit Leserechten zeigt der Klick auf den Stapel die Namen der Zugewiesenen an.
Für Routinen (Wochenreport, Wartung …) kannst du eine Karte wiederkehren lassen. Im Karten-Editor stellst du unter „Wiederholung" Täglich, Wöchentlich oder Monatlich ein, dazu ein Intervall („alle N") und optional ein Enddatum. Voraussetzung ist ein Fälligkeitsdatum; daraus wird das nächste Datum berechnet. Bei Monatlich bleibt der gewählte Monatstag erhalten: eine Karte „am 31." wird im Februar am 28./29. fällig und im März wieder am 31. Eine wiederkehrende Karte trägt auf dem Board ein kleines ↻-Symbol.
Ist die Karte erledigt, klickst du im Editor auf „Abschließen & wiederholen": Die aktuelle Karte wandert ins Archiv, und die nächste Instanz erscheint automatisch in der ersten Spalte, mit fortgeschriebenem Fälligkeitsdatum und übernommenen Inhalten (Titel, Beschreibung, Priorität, Labels, Mitglieder, Links und Checkliste, deren Haken zurückgesetzt sind). So liegt immer nur eine offene Karte der Serie vor. Ist ein Enddatum gesetzt und das nächste Datum läge danach, endet die Serie (es wird keine neue Karte mehr angelegt).
Wenn eine Karte erst starten kann, sobald eine andere fertig ist, hinterlegst du das im Karten-Editor unter „Blockiert durch": Karte aus der Liste wählen, „+ Verknüpfen" klicken, speichern. Solange mindestens eine der verknüpften Karten offen ist, zeigt die Karte auf dem Board ein rotes ⛔-Symbol (mit Anzahl), und in der Zeitleiste bekommt ihr Balken einen roten Ring. Sobald alle blockierenden Karten erledigt (archiviert) sind, verschwindet die Markierung von selbst; die Verknüpfung bleibt im Editor sichtbar und lässt sich dort jederzeit mit × entfernen. Ketten sind erlaubt (C wartet auf B, B wartet auf A), Kreise nicht: Der Versuch, einen Kreis zu verknüpfen, wird mit einer Meldung abgelehnt.
Du kannst Dateien (Bilder, PDFs, Dokumente) direkt hochladen oder externe Links als Anhang hinzufügen. Bilder öffnen sich per Klick/Tippen in einem Vollbild-Viewer innerhalb der App; auch im Browser funktioniert das reibungslos.
In der Beschreibung (Karten und Boards) und in Kommentaren kannst du einfaches Markdown verwenden:
| Eingabe | Ergebnis |
|---|---|
**fett** | fett |
*kursiv* | kursiv |
`Code` | Code in fester Breite |
[Text](https://example.org) | Text als anklickbarer Link |
Zeilen mit - oder 1. | Aufzählung bzw. nummerierte Liste |
Eingegebener HTML-Code wird nicht ausgeführt, sondern als normaler Text angezeigt. Der Umschalter „Bearbeiten / Vorschau" im Karten-Editor erlaubt es, jederzeit zwischen dem Roh-Text und der gerenderten Ansicht zu wechseln; so siehst du das Ergebnis schon beim Schreiben.
Im unteren Bereich einer geöffneten Karte findest du den Kommentarbereich. Tippe @, um eine Liste der Board-Mitglieder einzublenden, und wähle eine Person aus. Die Erwähnung wird im Kommentar hervorgehoben, und die erwähnte Person erhält eine Benachrichtigung.
Alle Änderungen an einer Karte (Bearbeitung, Statuswechsel, Kommentare) werden automatisch im Aktivitätsverlauf festgehalten.
Eine Karte wird in zwei Schritten dauerhaft entfernt:
Es gibt zwei Werkzeuge, und sie beantworten verschiedene Fragen. Der Board-Filter grenzt das Board ein, das gerade offen ist. Die globale Suche findet etwas, von dem du nicht mehr weißt, wo es liegt.
Öffne sie über Suche in der Seitenleiste (auf dem Smartphone im Mehr-Menü) oder mit Strg + K (Mac: Cmd + K). Das Kürzel funktioniert auch, während du gerade in einem Feld tippst.
Getippt wird direkt los; nach zwei Zeichen erscheinen die ersten Treffer. Durchsucht werden Kartentitel, Beschreibungen und Checklistenpunkte sowie Board-Titel und -Beschreibungen — über alle Boards, auf die du Zugriff hast, auch über eine Benutzergruppe.
Mehrere Wörter grenzen gemeinsam ein und dürfen in verschiedenen Feldern stehen: „rahmenvertrag kalkulation" findet die Karte, deren Titel das eine und deren Checkliste das andere Wort enthält.
Jeder Treffer zeigt dir Board und Spalte — meist genau das, was du wissen wolltest — dazu die Fälligkeit und einen Textausschnitt, in dem deine Suchbegriffe hervorgehoben sind. Ein Klick öffnet die Karte oder das Board. Mit Pfeil runter springst du vom Suchfeld in die Liste und wanderst weiter, Esc schließt den Dialog.
Nicht durchsucht werden:
Bei sehr vielen Treffern werden 50 je Bereich angezeigt; die Zeile über der Liste sagt dir, wenn gekürzt wurde.
Klicke auf die Lupe (Desktop: in der Toolbar; Mobile: Suche-Button in der unteren Leiste). Der Filter durchsucht Kartentitel, Beschreibungen, Personen und Checklistenpunkte des offenen Boards und blendet aus, was nicht passt.
Findet er auf diesem Board nichts, erscheint daneben „In allen Boards suchen". Ein Druck auf Enter im Suchfeld tut dasselbe: Er öffnet die globale Suche mit dem Begriff, den du schon getippt hast.
Der Filter-Knopf neben der Suche öffnet ein strukturiertes Menü mit zwei Bereichen. Oben sitzt die Kopfzeile „Filter", rechts darin „Zurücksetzen" (erscheint, sobald ein Filter oder ein Suchbegriff aktiv ist, und räumt beides mit einem Klick auf):
Schnellfilter (vier Knöpfe im Raster, beliebig kombinierbar):
| Filter | Zeigt |
|---|---|
| Meine Aufgaben | Karten, bei denen du als Mitglied eingetragen bist |
| Überfällig | Karten mit abgelaufenem Fälligkeitsdatum (Karten in einer Abschluss-Spalte wie „Erledigt", „Fertig" oder „Veröffentlicht" zählen nie mit) |
| Heute | Karten, die heute fällig sind |
| Diese Woche | Karten, die innerhalb der kommenden 7 Tage fällig sind |
Eingrenzen: Auswahllisten für Label, Mitglied und Priorität.
Gesetzte Kriterien heben sich farblich hervor (sowohl die Schnellfilter als auch die Auswahllisten), und ein Badge am Filter-Knopf zeigt ihre Anzahl. Auf dem Smartphone öffnet der Suche-Button der unteren Leiste dasselbe Menü als Sheet: oben das Suchfeld, darunter der Kanban/Zeitleiste-Umschalter und die beiden Filter-Bereiche.
Über „Kalender" (Desktop: linke Seitenleiste; Mobile: über den Boards-Button) siehst du alle Karten mit Fälligkeitsdatum in einer Kalenderübersicht, über alle deine Boards hinweg.
Über „Meine Aufgaben" (Seitenleiste, mobil über den Boards-Button) siehst du alle Karten, die dir zugewiesen sind, über alle Boards hinweg, gruppiert nach Dringlichkeit: Überfällig · Heute · Diese Woche · Später · Ohne Datum. Anders als der Kalender listet diese Ansicht auch Aufgaben ohne Fälligkeit. Jeder Eintrag zeigt Board und Spalte; ein Klick öffnet die Karte direkt.
Du kannst deine fälligen Aufgaben im gewohnten Kalender (Google, Outlook, Apple) abonnieren. Öffne im Profilmenü den Abschnitt „Kalender-Abo (iCal)" und klicke „Abo aktivieren". Kopiere die angezeigte Adresse und füge sie in deiner Kalender-App als abonnierten Kalender ein. Fürs Smartphone gibt es zusätzlich einen QR-Code: mit der Kamera scannen und das Abo direkt auf dem Handy einrichten, ohne die Adresse abzutippen.
Was erscheint im Kalender? Genau die Karten, die dir zugewiesen sind und ein Fälligkeitsdatum haben, auch bereits vergangene (dieselbe Auswahl wie „Meine Aufgaben"). Karten ohne Datum oder ohne Zuweisung an dich tauchen nicht auf. Siehst du also keine Termine, prüfe zuerst: Bist du auf den Karten als zuständige Person eingetragen und ist ein Datum gesetzt?
Geduld beim ersten Abgleich: Kalender-Apps aktualisieren abonnierte Kalender nur in Intervallen: Apple/Outlook meist nach Minuten bis Stunden (teils einstellbar), Google Kalender manchmal erst nach mehreren Stunden bis zu einem Tag. Neue oder geänderte Karten erscheinen deshalb nicht sofort; das ist Verhalten der Kalender-App, nicht der Projektplaner-Instanz.
Wichtig: Die Adresse ist ein geheimer Link: Wer sie kennt, sieht deine Aufgaben-Titel ohne Anmeldung. Teile sie nicht. Mit „Neu generieren" machst du eine versehentlich geteilte Adresse ungültig, mit „Deaktivieren" schaltest du das Abo ganz ab.
Jedes Board lässt sich nicht nur als Kanban-Tafel, sondern auch als Zeitleiste anzeigen: eine Gantt-artige Ansicht, die den zeitlichen Verlauf genau dieses Boards zeigt. (Die Kalenderansicht aus Abschnitt 9 ist dagegen board-übergreifend und rein fälligkeitsbasiert.)
Oben in der Werkzeugleiste des Boards findest du den Umschalter Kanban / Zeitleiste. Ein Klick auf „Zeitleiste" wechselt die Ansicht; deine Wahl wird je Board gemerkt, sodass das Board beim nächsten Öffnen wieder so erscheint, wie du es verlassen hast.
Jede Karte mit Datum bekommt eine eigene Zeile: links der Titel, rechts ihre Lage auf der Datumsachse.
Karten ohne Datum werden nicht gezeichnet; ein dezenter Zähler am unteren Rand weist auf sie hin („… Karten ohne Datum"). Die vollständige Übersicht aller Karten bleibt die Kanban-Ansicht.
Über die Steuerleiste (aufgebaut wie im Kalender) bestimmst du den Ausschnitt:
| Modus | Zeigt |
|---|---|
| Projektzeitraum | Den gesamten Projektverlauf, automatisch eingepasst (Standard) |
| Monat | Einen Kalendermonat |
| Woche | Eine Woche (Mo–So) |
| Arbeitswoche | Eine Arbeitswoche (Mo–Fr) |
In den Fenster-Modi (Monat, Woche, Arbeitswoche) blätterst du mit den Pfeilen ‹ › vor und zurück; „Heute" springt zum aktuellen Zeitraum. Im Projektzeitraum gibt es nichts zu blättern; dort steht oben links stattdessen eine kompakte Projektzeitraum-Angabe: Kalenderwochen-Spanne, Datum von–bis und Gesamtdauer (z. B. KW 23–27 · 01.06.–05.07.2026 · 5 Wochen).
Der Filter „Nur meine Karten" blendet alle Karten aus, bei denen du nicht als Mitglied eingetragen bist. In den Fenster-Modi zeigt ein dezenter Zähler zusätzlich an, wie viele Karten außerhalb des Zeitraums liegen.
Standardmäßig wird die Zeitleiste eingepasst: Der gewählte Zeitraum passt ohne waagerechtes Scrollen in die Fensterbreite. Brauchst du mehr Detail, vergrößerst du mit − und + stufenweise von 100 % bis 600 %: Die Achse wird breiter, die Datumsmarken werden feiner, und du kannst nun waagerecht scrollen. Der Knopf „Einpassen" bringt dich jederzeit zurück zur Gesamtübersicht.
Zur schnellen Einordnung blendet die Zeitleiste Kalenderwochen (KW) ein:
Zwei Wege, beide ohne Zusatzsoftware:
In beiden Fällen öffnet sich der Druckdialog deines Browsers; dort auf Papier drucken oder als Ziel „Als PDF speichern". Empfohlen ist Querformat; oben erscheint eine Kopfzeile mit Board-Titel und Datum. Der Ausdruck ist immer hell (auch wenn die App im Dunkelmodus läuft). Praktisch für Reporting, Stakeholder ohne Zugang und die Offline-Ablage.
Auf dem Smartphone (Bildschirm ≤ 620 px) wäre eine waagerechte Gantt-Achse zu schmal. Dort zeigt die Zeitleiste deshalb automatisch eine Agenda-Liste: dieselben datierten Karten untereinander, jeweils mit Zeitraum und Titel. Ein Tippen öffnet die Karte.
Die Glocke in der Toolbar (Desktop) bzw. Mitteilungen in der unteren Leiste (Mobile) zeigt ungelesene Benachrichtigungen, erkennbar an einem roten Badge mit der Anzahl.
Im Kopf des Benachrichtigungs-Panels gibt es einen „Alle gelesen"-Knopf, der alle Einträge auf einmal als gelesen markiert. Sobald ältere Benachrichtigungen vorhanden sind, erscheint am unteren Rand des Panels ein „Mehr laden"-Knopf, über den du weitere Einträge nachlädst.
Optional kannst du im Profil E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren. Du erhältst dann eine Zusammenfassung neuer Benachrichtigungen per E-Mail (mit einigen Minuten Verzögerung, falls du die Meldung in der App bereits gelesen hast, entfällt die Mail).
Du kannst einzelne Boards oder einzelne Karten stummschalten; dann erhältst du für diese Elemente keine In-App- oder E-Mail-Benachrichtigungen mehr. Die Stummschalt-Option findest du im jeweiligen Board- oder Kartenmenü.
Das geöffnete Board hält sich von selbst aktuell: Änderungen anderer Mitglieder (verschobene Karten, neue Kommentare …) erscheinen ohne dein Zutun innerhalb weniger Sekunden, auch in einer gerade geöffneten Karte und in der Kalenderansicht. Deine laufenden Eingaben werden dabei nie unterbrochen.
Wird eine neue Version der App ausgeliefert, erscheint oben mittig der Hinweis „Neue Version verfügbar" mit einem „Jetzt neu laden"-Knopf. Ein Klick genügt; du musst nichts manuell leeren oder neu installieren.
Bei geplanten Arbeiten kann der Betreiber einen Wartungshinweis einblenden (Banner oben, z. B. „Wartung heute 22–23 Uhr, kurze Unterbrechung möglich“). Er verschwindet automatisch zum angekündigten Zeitpunkt; mit „Ausblenden“ versteckst du ihn für die laufende Sitzung. Setzt der Betreiber später einen neuen Hinweis, erscheint er wieder.
Auf dem Smartphone (Bildschirm ≤ 620 px) erscheint eine untere Navigationsleiste in der Daumenzone mit fünf Schaltflächen:
| Symbol | Funktion |
|---|---|
| Boards | Board wechseln, Boardübersicht, Kalender, Archiv, neues Board |
| Suche (Lupe) | Suche und alle Filter |
| ➕ Neu | Neue Karte, neue Spalte oder neues Board anlegen |
| Mitteilungen (Glocke) | Benachrichtigungen, Ungelesen-Badge |
| Profil | Einstellungen, Theme, Abmelden |
Unter dem Board-Titel zeigt eine Tab-Leiste alle Spalten mit ihrer Kartenzahl. Tippe auf einen Tab, um direkt zur Spalte zu springen. Beim horizontalen Wischen folgt die Markierung deiner aktuellen Position.
Am Computer (mit Tastatur und Maus) gibt es Kürzel für die häufigsten Aktionen. Sie wirken nur, solange du nicht gerade in einem Eingabefeld tippst; du kannst also normal schreiben, ohne sie versehentlich auszulösen.
| Taste | Aktion |
|---|---|
N | Neue Karte (in Board- und Kalender-Ansicht) |
/ | Board-Filter fokussieren (wechselt bei Bedarf zur Board-Ansicht) |
Strg + K | Globale Suche über alle Boards (auch aus einem Eingabefeld heraus) |
B | Zur Board-Ansicht, aus jeder Ansicht |
K | Zur Kalender-Ansicht |
? | Diese Übersicht öffnen/schließen |
Esc | Offenen Dialog oder die Übersicht schließen |
Den Spickzettel mit allen Kürzeln erreichst du jederzeit über das Tastatur-Symbol oben rechts oder mit der Taste ?. Auf Smartphone und Tablet sind die Kürzel nicht nötig; dort gibt es die Pfeil- und Auswahl-Schaltflächen.
Du kannst den Projektplaner wie eine echte App auf deinem Handy installieren: ohne App Store, ohne Download. Danach hast du ein Icon auf dem Startbildschirm, und die App öffnet sich im Vollbild (ohne Browser-Leiste).
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist ein optionaler, zusätzlicher Schutz für dein Konto. Nach der Aktivierung musst du beim Einloggen neben Passwort und E-Mail auch einen 6-stelligen Code aus einer Authenticator-App eingeben.
Hinweis — 2FA als Pflicht: Der Administrator deiner Instanz kann 2FA per Sicherheitsrichtlinie verpflichtend machen (für alle oder nur für Admins). Ist dein Konto betroffen und 2FA noch nicht eingerichtet, erscheint nach der Anmeldung ein Hinweis-Bildschirm: Du richtest 2FA dann direkt dort ein (gleicher Ablauf wie unten, inklusive Recovery-Codes), bevor du die App nutzen kannst. Wer 2FA schon nutzt, merkt keinen Unterschied.
Öffne Profil → Zwei-Faktor-Authentifizierung → 2FA deaktivieren. Du brauchst dein aktuelles Passwort und einen gültigen App-Code (oder einen Recovery-Code).
Falls du dein Smartphone verloren hast oder keinen Code mehr generieren kannst: Klicke auf dem Login-Bildschirm (im Code-Eingabe-Schritt) auf „Recovery-Code verwenden" und gib einen deiner gespeicherten Codes ein. Danach empfiehlt es sich, 2FA neu einzurichten.
Hat der Administrator die Pro-Funktion Berichte eingeschaltet, findest du in der Seitenleiste den Punkt „Berichte" (mobil im Boards-Menü, sobald du mindestens ein Board hast). Die Ansicht beantwortet auf einen Blick: Wie viel wird fertig, wie lange dauern Aufgaben, und wo liegt gerade wie viel Arbeit?
Oben wählst du den Bereich: „Alle meine Boards" (Standard; zählt alle Boards zusammen, auf die du Zugriff hast — fremde Boards nie) oder ein einzelnes Board.
Jedes Panel hat einen Knopf „CSV-Export": Er lädt genau die angezeigte Auswertung als CSV-Datei herunter — mit Semikolon als Trennzeichen und in deiner Oberflächensprache (deutsche Ausgaben mit Dezimalkomma). Die Dateien öffnen direkt sauber in Excel oder LibreOffice.
Hinweis: Berichte sind eine reine Lese-Ansicht — sie verändern nichts an deinen Boards. Admins sehen übrigens genau dasselbe wie du: nur die eigenen Boards, kein Sonderrecht.
Hat der Administrator die Pro-Funktion API-Tokens eingeschaltet, findest du in deinem Profil den Abschnitt „API-Tokens". Damit legst du dir persönliche Zugriffstokens für Skripte, Integrationen oder eine Kommandozeile an — ein Token wirkt genau mit deinen eigenen Rechten, ohne dass du dich mit Benutzername und Passwort anmeldest.
Trage einen Namen ein (z. B. „Backup-Skript"), wähle die Berechtigung und die Laufzeit in Tagen (1 bis 365, Standard 90) und bestätige. Der Tokenwert erscheint direkt danach genau einmal in einem Dialog mit Kopierknopf — merke ihn dir jetzt oder kopiere ihn, denn er wird danach nie wieder angezeigt. Geht er verloren, legst du einfach ein neues Token an und widerrufst das alte. Du kannst höchstens 10 Tokens gleichzeitig besitzen.
Schicke das Token als Authorization-Header mit jeder Anfrage an die normale Arbeits-API der Instanz mit, zum Beispiel mit curl:
curl -H "Authorization: Bearer pp_IhrToken" https://ihre-instanz.example/api/boards
Ein Token erreicht nie die Verwaltung, deine Profil-Einstellungen (Passwort, 2FA, Kalender-Abo), die Token-Verwaltung selbst oder die Anmelde-Endpunkte — diese Bereiche bleiben ausschließlich der normalen Anmeldung im Browser vorbehalten.
Der Profil-Abschnitt listet alle deine Tokens mit Namen, Präfix (den ersten Zeichen des Werts, zur Wiedererkennung), Berechtigung, Ablaufdatum und dem Zeitpunkt der letzten Nutzung. Über „Widerrufen" mit Bestätigung entziehst du einem Token sofort die Gültigkeit — der nächste Zugriffsversuch damit schlägt fehl. Ein abgelaufenes Token verliert seine Gültigkeit automatisch, ohne dass du etwas tun musst.
Wichtig: „Auf allen Geräten abmelden" beendet nur Browser-Sitzungen und widerruft keine API-Tokens. Bei Verdacht auf einen kompromittierten Token widerrufe ihn gezielt in dieser Liste.
Ist die Pro-Funktion Zeiterfassung freigeschaltet und aktiviert, kannst du Aufwand je Karte planen und buchen.
Bitte nicht verwechseln: Das ist eine Projektzeiterfassung — du buchst Zeit auf Aufgaben. Es ist keine Arbeitszeiterfassung im Sinne des Arbeitszeitgesetzes; Beginn, Ende und Pausen deines Arbeitstages werden damit nicht erfasst.
Öffne eine Karte. Im Feld Geplanter Aufwand trägst du ein, wie lange du für die Aufgabe veranschlagst. Die Eingabe ist großzügig: 4:30, 270, 270m und 4,5h bedeuten alle dasselbe. Ohne Einheit gilt — mit Komma sind Stunden gemeint, ohne Komma Minuten.
Im Abschnitt Zeit hast du zwei Wege:
Stoppuhr. „Timer starten" beginnt die Messung, „Timer stoppen" schreibt sie fest. Der Timer läuft auf dem Server weiter — du kannst die Seite neu laden oder das Gerät wechseln, er läuft weiter. Oben in der Kopfzeile siehst du ihn immer, mit Dauer und Kartentitel; ein Klick bringt dich zur Karte zurück.
Es kann nur ein Timer gleichzeitig laufen. Startest du auf einer anderen Karte, wird der bisherige automatisch gestoppt und dir angezeigt, wie viel dabei gebucht wurde.
Läuft ein Timer länger als 12 Stunden, färbt sich die Anzeige. Das ist ein Hinweis, dass du ihn vermutlich vergessen hast. Gestoppt wird er nicht von selbst — die App würde sonst eine Endzeit erfinden, die du nie gearbeitet hast.
Von Hand nachtragen. Datum, Dauer und optional eine Notiz eingeben, dann „+ Buchen". So trägst du Zeiten nach, die du nicht mitgestoppt hast. Eine einzelne Buchung darf höchstens 24 Stunden umfassen.
Jede Buchung erscheint rechts unter Aktivitäten — und zwar nicht nur das Buchen selbst: Auch wenn jemand eine Buchung später korrigiert oder entfernt, steht das dort. So bleibt nachvollziehbar, wie die gebuchte Zeit zustande kam.
Deine eigenen Buchungen kannst du löschen. Buchungen anderer Personen kann niemand ändern — auch der Board-Owner nicht. Eine Zeitbuchung ist eine Aussage über die eigene Arbeit.
Ein laufender Timer lässt sich nicht bearbeiten; stoppe ihn zuerst.
Karten mit Planung oder Buchungen zeigen einen Zeit-Chip: 4:45 / 4:00 heißt „4 Stunden 45 gebucht, 4 Stunden geplant". Liegst du über dem Plan, färbt sich der Chip. Das bremst dich nicht aus, es macht es nur sichtbar. Karten ohne Planung und ohne Buchung zeigen keinen Chip.
„Zeiten" im „…"-Menü des Boards öffnet die Auswertung: Zeitraum wählen, dann siehst du die Gesamtsumme sowie die Summen je Person und je Karte — bei den Karten auch den geplanten Aufwand zum Vergleich.
CSV lädt die Einzelbuchungen herunter (Datum, Person, Board, Karte, Minuten, Stunden, Notiz). Die Datei öffnet direkt sauber in Excel. Gerundet wird nichts — du bekommst die exakten Minuten, damit du selbst entscheiden kannst, wie du für eine Rechnung rundest.
Ob du die Buchungen anderer Personen siehst, legt der Admin fest. Standard ist nur die eigenen. Die Summe auf der Kartenkachel siehst du immer vollständig — sie gehört der Karte („wie viel steckt hier drin") und sagt nichts darüber aus, wer wie lange gearbeitet hat.
Gebuchte Zeiten bleiben erhalten, auch wenn die Karte endgültig gelöscht wird — sie sind ja die Grundlage für Auswertung und Abrechnung. In der Auswertung erscheinen sie dann als „(gelöschte Karte) Titel". Wird dagegen das ganze Board gelöscht, verschwinden sie mit. Exportiere vorher, wenn du die Zahlen brauchst.
Hier sind einige Szenarien, die wir gerne von dir getestet wissen möchten:
@Name schreiben und prüfen, ob die Benachrichtigung ankommtWie lege ich schnell mehrere Karten an? Klicke „+ Karte" am Spaltenende, tippe den Titel und drücke Enter; das Feld bleibt offen für die nächste Karte. Für Details (Priorität, Labels …) nutze das Stift-Symbol „Mit Details".
Ich habe eine Karte versehentlich archiviert. Wie hole ich sie zurück? Direkt nach dem Archivieren erscheint ein Hinweis mit „Rückgängig". Später findest du die Karte unter Archiv und stellst sie dort wieder her.
Wie verschiebe ich eine Karte in eine andere Spalte? Am Desktop per Drag & Drop, auf dem Smartphone über das Feld „Spalte" beim Bearbeiten. Innerhalb einer Spalte kannst du Karten ziehen (Desktop) oder mit den Hoch/Runter-Pfeilen umsortieren (Mobile).
Wie erwähne ich eine Person in einem Kommentar? Tippe @ und wähle ein Board-Mitglied aus der Liste. Die Person wird im Kommentar hervorgehoben und erhält eine Benachrichtigung.
Welche Formatierung kann ich in Beschreibung und Kommentaren nutzen? Einfaches Markdown: **fett**, *kursiv*, `Code`, Links und Listen; siehe „Text formatieren (Markdown)" in Abschnitt 7.
Was bedeutet eine Zahl wie „3/5" im Spaltenkopf? Das ist ein WIP-Limit: aktuell 3 von maximal 5 empfohlenen Karten. Es blockiert nichts; bei Überschreitung färbt sich die Zahl rot als Hinweis.
Warum sehe ich Änderungen von Kolleg:innen erst verzögert? Das Board aktualisiert sich automatisch etwa alle 15 Sekunden. Solange du einen Dialog oder ein Sheet offen hast, wird erst nach dem Schließen aktualisiert, damit dir beim Tippen nichts wegspringt.
Ich kann ein Board oder eine Karte nicht bearbeiten. Woran liegt das? An deiner Rolle: nur Owner und Mitglied dürfen bearbeiten, die Rolle Lesen sieht nur. Mehr dazu in Abschnitt 5 „Boards".
Gibt es Tastenkürzel? Ja, drücke ? oder klicke das Tastatur-Symbol oben rechts. Dort findest du auch den Link zu diesem Handbuch.
Kann ich den Planner wie eine App installieren? Ja, siehe Abschnitt 14 „Als App aufs Smartphone (Home-Bildschirm)".
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Je genauer die Beschreibung, desto schneller können wir helfen. Vielen Dank!